無駄な業務を省き、会社のコストダウンを行う3つの手法

近年の不況下では、
企業の業績を上げるということは、
決して楽なことではありません。

そうなると、
利益を上げる即効薬として

「コストを下げろ、コストを削減しろ!」

と経営陣からの声が上がります。

しかし、こういった声かけだけの取り組みでは、
大きな成果を上げることは
極めて難しいです。

改めて、

「今やっている仕事は無駄ではないか?」

を見つめ直し、
会社のコストダウンにつながる
取り組みをやっていきましょう。

1.コストダウンとは

どの業種においてもそうかもしれませんが、
企業の業績が下がると、
利益を上げる手っ取り早い手段として

「コストダウン」

があります。

しかし、経営陣からの一方的な
掛け声で取り組むコストダウンには
あまり大きな効果はありません。

コストダウンを効果あるものにするためには、
手順や、経営者の心構えというものが
まずは大切になってきます。

2.コストダウンの手順

コストダウンとは、
業務の効率を上げることを意味します。

そのためには、業務の

「ムラ」「ムリ」「ムダ」

を見つけ、省いていく必要があります。

ほとんどの経営者は、

「できることは、すでにやっている」

と思っているのですが、
実際はなかなか気づかない、
隠れた無駄が存在します。

次の3つの観点で業務を見直すことで、
無駄が発見できるかもしれません。

  • 「ムラ」

これは、業務のばらつきをなくすことを意味します。

例えば、
不良品の発生率、機械設備の稼働率などのばらつきは、
その原因を特定することで改善できます。

また、人によって行われる業務についても、
その人の能力、業務量、負荷によってばらつきがあるので、
効率のより割り振りに見直しをしていきます。

  • 「ムリ」

これは、決められたルールに反しないことを意味します。

例えば、
きちんと決められた手順の工程を抜かすというようなことが
無理を意味します。
その無理を許せば、結局は不良品や事故の発生という損失を
生んでしまいます。

  • 「ムダ」

これは、隠れた業務の無駄に気づくことを意味します。

例えば、
毎日のように当たり前になっていることに再度着目して、
本当に無駄がないのかを検証していきます。

殆どの場合、習慣になっているため
気づかいないのですが、その隠れた無駄に気づくことで
業務の効率化が図れます。

3.無駄な業務例

ここでは、いくつかの例をもちいて
無駄な業務の事例を紹介します。

ご自身の会社に置き換えて考えてみることを
おすすめします。

3-1.無駄な会議をなくす

  • 会議の時間を短くする
    よく、生産性の高い会議は30分以内と言われます。
    そのためには、事前準備が必要で、
    30分以内で解決できる議題を1つに絞る、
    会議資料は事前に配布しておく、
    議事進行と同時に議事録を作成し終了後に配布する、
    という工夫が必要です。
  • 会議のスキルを上げる
    会議の時間を短く設定すれば
    おのずと会議のスキルは上がるはずです。
    決められた時間内に終わらせなくてはいけないので、
    議長の進行スキル、
    意見の述べ方、議事録を必ず残す、など、
    事前準備と工夫をしていくことにより会議に参加するみなさんのスキルは上がって行きます。
  • ITを活用する
    事前案内、事後の議事録は電子メールを活用する、
    会議資料は電子化、
    プロジェクターによる会議進行、
    会議中に議事録を作成する、
    議事録のデータを共有化する、
    などが考えられます。

ただ、ITを活用して業務改善をすることも考えられますが、
注意したいことは、
ITを導入することが目的になってしまうことです。
あくまでITは、
業務を改善するための手段として活用したいですね。

3-2.社内文書の無駄をなくす

  • 社内文書を廃止する

普段何気なく回覧するような社内文書ですが、
よく見直すと無駄が多いように感じます。

そのために、
必要のない文書を廃止する、
メモや口頭で済ませる、
ということを考えるといいと思います。

  • 標準化する

社内文書といっても
その内容を読むとフォーマットがバラバラで、
要点がわからなかったり、
最後まで目を通したけれど、
自分には関係がない内容だったりする場合もあります。

そのために、
社内文書のフォーマットの統一、
不要な記入欄を減らす、
など一定のルールを作って標準化する工夫が必要です。

  • 短時間で作成する

社内文書の作成についてですが、
わざわざ作成する時間も無駄にしないように、
情報が発生したその場で作成する、
ポイントだけを端的に記す、
下書きや清書をしない、
という工夫が必要です。

要は、伝えたい人に端的に伝わればいいので、
シンプルに作成することはとても大切です。

3-3.営業の効率化

  • 内勤時間を極力減らして、外勤時間を増やす
    営業経験が豊富になるにつれ、
    顧客とのコミュニケーションのとり方が上手になっていきます。

場当たり的なコミュニケーションのとり方では、
どうしても業務量の割に成果が上がりません。

要は、顧客と商談をする外勤時間を多く取るには、
出来れば、営業側が主導権を握るような
コミュニケーションをとることが有効です。

そうすることで、無駄を省いた時間管理ができるようになります。

  • 商談プロセスの再構築を図る

こちらも、顧客とのコミュニケーションのとり方になりますが、
効率的な営業活動を行っていくには、
緊急性や重要性を常に意識し、
本当に必要な商談プロセスなのかを検討していくことが必要です。

優先度によっては、
面談するよりメールや電話での対応が良い場合もありますので、
商談プロセスを見直すことでより効率的な
営業活動が可能になります。

  • 売上に貢献する取引先を重点的に訪問する

効率よく営業活動をするには、
顧客のリスト化は必ず必要な作業です。

それをすることで、移動ルートや住所だけでなく、
取引額、サービス利用頻度など、
どの顧客が売り上げに貢献するのかどうかを
把握することが可能になります。

そうすることで、
売り上げを優先させた
営業効率の良い活動に改善できます。

4.コストダウンを阻害する原因

最後に、業務の無駄を意識して
コストダウンに取り組んだ経営者が、
必ずと言っていいほど経験する悩みをご紹介します。

それは、

「思ったよりコストダウンの効果が実感できない」

という悩みです。

経営者は、会社の利益を上げることを常に考えているので、
コストダウンに対する意識はとても高いでしょう。

しかし、従業員はどうでしょうか?

従業員の本音は、こうかもしれません。

  • 業務の無駄かどうかを判断するのが面倒なのでできない
  • 自分の業務負担が増えるのでできない
  • コストダウンに関する目標がない
  • 責任の所在が不明なので、取り組んでも評価されない
  • コストダウンは細かいし、せこい
  • 自分の利益ではないのでできない

このように、
従業員のコストダウンに対する意識は決して高くはありません。

最初にお伝えした、
経営者からの一方的な声掛けで行うコストダウンは
効果がないということは、こういうことをいいます。

それでは、一体どうすればいいのでしょうか。

コストダウンは、会社全体で行わなければ意味がありません。
大切なことは、
従業員へコストダウンに対する意識改革を行うことです。

なぜコストダウンを行う必要があるのか、
その重要性を論理立てて理解してもらい、
目に見える形で目標や計画を立てることが大切です。

まずは、上記のような従業員の本音を払拭できるような
経営陣からの働きかけをしていくことをおすすめします。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は、3つの具体的な手法をお伝えしましたが、
その他にも隠れている業務の無駄は存在します。

なにより、最後にお伝えした従業員への意識改革が
一番大切ですので、
そのステップを無駄と思わないように、
経営者が正しい心構えを持つことが大切ですね。

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